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? Creación de Plantillas y envío de solicitud de firma con VaFirma

La funcionalidad de Creación de Plantillas (Templates) permite estandarizar documentos y enviar solicitudes de firma de forma rápida, segura y consistente, reduciendo errores operativos y acelerando los procesos de negocio.

¿Qué es una Plantilla?

Una plantilla es un documento base reutilizable que contiene:

• Texto legal o contractual estandarizado
• Campos dinámicos (variables) que se completan al enviar la solicitud
• Campos de firma y validaciones asociadas

Permite crear múltiples solicitudes de firma sin volver a diseñar el documento desde cero.

Flujo paso a paso

1️⃣ Crear una Plantilla

Desde el módulo de Templates se carga el documento base (PDF o editor integrado) y se definen:

• Variables dinámicas

  Ejemplos:

  • {{nombre}}
  • {{email}}
  • {{documento}}
  • {{fecha}}

• Campos de firma

  • Firma del firmante
  • Aclaración
  • Fecha
  • Firma de múltiples partes (si aplica)

2️⃣ Configurar la firma y validaciones

Para cada firmante se define:

• Tipo de firma:
  • Firma electrónica simple
  • Firma electrónica avanzada
  • Firma con validación de identidad biométrica
• Métodos de autenticación:
  • Email
  • OTP (SMS / Email)
  • Biometría (facial, prueba de vida)
• Orden de firma (secuencial o paralelo)

3️⃣ Guardar y versionar la plantilla (en desarrollo versionado)

La plantilla queda:

• Disponible para reutilización
• Versionada (control de cambios legales)
• Restringida por roles y ámbito (organización, grupo o usuario)

4️⃣ Enviar una solicitud de firma desde la plantilla

Para enviar una solicitud:

1. Seleccionar la plantilla
2. Completar los valores de las variables
3. Definir destinatarios y firmantes
4. Configurar:
   • Mensaje de invitación
   • Vencimiento
   • Recordatorios automáticos

5️⃣ Ejecución de la solicitud de firma

El firmante recibe un enlace seguro para:

• Acceder al documento
• Validar su identidad (si corresponde)
• Firmar electrónicamente desde cualquier dispositivo

6️⃣ Seguimiento y evidencias

Desde el panel de VaFirma se puede:

• Ver el estado de la solicitud (enviada, firmada, rechazada, vencida)
• Descargar el documento firmado
• Acceder a:
  • Evidencias de firma
  • Bitácora de auditoría
  • Sellos de tiempo
  • Registros de validación de identidad

Casos de uso frecuentes

• ? Contratos comerciales
• ? Contratos laborales
• ? Onboarding de clientes
• ?️ Trámites administrativos
• ? Consentimientos informados

Beneficios clave

✔ Estandarización legal

✔ Ahorro de tiempo

✔ Menos errores manuales

✔ Escalabilidad

✔ Trazabilidad y no repudio

Buenas prácticas

• Mantener una plantilla por tipo de contrato
• Usar variables obligatorias para evitar omisiones
• Versionar ante cualquier cambio legal
• Ajustar el nivel de validación al riesgo del proceso