? Roles Corporativos, Usuarios y Ámbito en VaFirma

En VaFirma, el acceso y las capacidades de cada usuario se definen combinando dos conceptos clave:

• Rol → define qué acciones puede ejecutar el usuario
• Ámbito → define sobre qué alcance se aplican esas acciones

Esta combinación permite una gestión segura, flexible y escalable, especialmente en entornos corporativos.

? Rol: qué puede hacer el usuario

El Rol define las funcionalidades habilitadas para un usuario, por ejemplo:

• Crear documentos
• Enviar documentos a firmar
• Ver documentos
• Firmar
• Descargar
• Ver auditoría
• Administrar usuarios y configuraciones

? El rol no define visibilidad, solo define acciones posibles.

? Ámbito: hasta dónde llegan esas acciones

El Ámbito define el alcance de visibilidad y operación de las acciones habilitadas por el rol.

VaFirma maneja tres ámbitos posibles:

? Organización

El usuario puede operar sobre toda la organización.

? Grupo

El usuario puede operar solo dentro del grupo al que pertenece.

? Usuario

El usuario puede operar únicamente sobre los documentos que creó o firmó.

? Ejemplo simple

Si un usuario tiene permiso para ver documentos:

• Ámbito Organización → ve todos los documentos
• Ámbito Grupo → ve solo los documentos de su grupo
• Ámbito Usuario → ve solo sus documentos

? La acción es la misma, cambia el alcance.

?️ Roles Corporativos estándar

Los siguientes roles son los roles estándar utilizados en cuentas corporativas de VaFirma.

Todos ellos comienzan con el prefijo “Corporativo” y están pensados para cubrir distintos niveles de responsabilidad dentro de una organización.

? Corporativo (ADMIN)

Rol técnico-administrativo con control amplio.

Perfil típico

• Área de IT
• Administradores técnicos
• Responsables de plataforma

Capacidades generales

• Administrar usuarios y roles
• Configurar parámetros de la organización
• Acceder a documentos y auditoría según ámbito
• Soporte operativo y técnico

? Suele utilizarse con ámbito Organización.

? Corporativo (MASTER)

Rol administrador funcional del negocio.

Perfil típico

• Responsable legal
• Compliance
• Gerencia operativa
• Dueño del proceso

Capacidades generales

• Ver y gestionar documentos
• Supervisar flujos y auditoría
• Operar a nivel organización o grupos
• No orientado a configuración técnica profunda

? Ideal para control y supervisión corporativa.

? Corporativo (OPERADOR)

Rol operativo para el uso diario de la plataforma.

Perfil típico

• Equipos administrativos
• Equipos comerciales
• Áreas operativas

Capacidades generales

• Crear y enviar documentos
• Gestionar flujos de firma
• Consultar estado de documentos
• Descargar documentos firmados

? Usualmente se combina con ámbito Grupo o Usuario.

⚪ Corporativo (Lectura)

Rol de solo visualización.

Perfil típico

• Auditoría interna
• Supervisión
• Usuarios que solo necesitan consultar información

Capacidades generales

• Ver documentos
• Ver estados y auditoría
• Sin capacidad de creación o modificación

? Ideal para control y seguimiento sin riesgo operativo.

? Otros roles disponibles en la plataforma

Además de los roles corporativos, VaFirma cuenta con otros roles estándar orientados a distintos tipos de cuentas:

• Administrador
• Profesional (admin)
• Profesional (usuario)
• Básico
• Plus

? La disponibilidad de estos roles depende del tipo de cuenta y del plan contratado.

? Buenas prácticas recomendadas

• Usar Corporativo (ADMIN) solo para perfiles técnicos
• Usar Corporativo (MASTER) para responsables del proceso
• Asignar Corporativo (OPERADOR) a equipos de trabajo
• Utilizar Corporativo (Lectura) para auditoría y supervisión
• Revisar periódicamente roles y ámbitos asignados

❓ Preguntas frecuentes

¿Dos usuarios con el mismo rol pueden ver cosas distintas?

Sí. Depende del ámbito asignado a cada uno.

¿Se puede cambiar rol o ámbito?

Sí. En cualquier momento, y el cambio impacta de forma inmediata.

¿Todas las acciones quedan registradas?

Sí. Todas las acciones quedan reflejadas en la auditoría.

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